Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der vynora UG (haftungsbeschränkt), Heerstraße 29, 31079 Sibbesse, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Hildesheim unter HRB 210793, vertreten durch den Geschäftsführer Jörg Schubert (nachfolgend „Anbieter"), und den Nutzern der SaaS-Plattform vynora (nachfolgend „Kunde"). Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

vynora richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Arztpraxen, medizinische Einrichtungen und Gesundheitsdienstleister). Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.

§ 2 Leistungsbeschreibung

vynora ist eine cloudbasierte Plattform für Arztpraxen und medizinische Einrichtungen, die folgende Kernfunktionen bereitstellt:

• Digitaler Patientenaufruf per Name, Nummer oder Raum
• Praxis-TV und Content-Management für Wartezimmer-TVs
• Virtuelles Wartezimmer mit Raummanagement
• Verwaltung von Werbeinhalten und Partneranzeigen
• Integration mit gängigen Praxisverwaltungssystemen

Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Abonnement-Tarif. Der Anbieter ist berechtigt, den Leistungsumfang weiterzuentwickeln und neue Funktionen hinzuzufügen oder bestehende anzupassen, sofern dies zumutbar ist.

vynora dient ausschließlich der Organisation und Anzeige im Praxis-Wartebereich und stellt kein Medizinprodukt im Sinne der Medizinprodukte-Verordnung (EU 2017/745, „MDR") dar. Es ersetzt keine medizinische Diagnose, Therapie oder Patienten-Triage. Im medizinischen Notfall sind Patienten unverzüglich anzuweisen, den Notruf (112) zu kontaktieren.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Plattform und die Annahme dieser AGB zustande. Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.

Bei Registrierung erhält der Kunde eine 30-tägige kostenlose Testphase mit uneingeschränktem Zugang zum gewählten Tarif. Eine Zahlungsmethode muss in dieser Zeit nicht hinterlegt werden. Die Testphase kann pro Organisation nur einmal in Anspruch genommen werden. Der Anbieter behält sich vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

Nach Ablauf der Testphase startet die kostenpflichtige Nutzung nur, sofern der Kunde eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt hat. Andernfalls wird der Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen pausiert. Die Daten der Organisation bleiben für 90 Tage erhalten und können durch Hinterlegen einer Zahlungsmethode jederzeit reaktiviert werden.

Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten verantwortlich und haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Konto stattfinden.

§ 4 Abonnements und Preise

vynora wird in verschiedenen Tarifstufen angeboten (Plus, Business, Pro, Enterprise). Die jeweils aktuellen Preise und enthaltenen Leistungen sind auf der Preisseite in der Anwendung einsehbar.

Kostenpflichtige Abonnements werden wahlweise monatlich oder jährlich abgerechnet. Bei jährlicher Zahlung wird der Gesamtbetrag zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig. Alle angegebenen Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern der Kunde umsatzsteuerpflichtig ist.

Der Anbieter behält sich vor, Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen in Textform (E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse) anzupassen. Bei einer Erhöhung von mehr als 10 Prozent gegenüber dem zuletzt vereinbarten Preis innerhalb von zwölf Monaten hat der Kunde das Recht, das Abonnement außerordentlich zum Wirksamkeitsdatum der Preisanpassung zu kündigen. Bei jährlich vorausgezahlten Abonnements wird der Anteil der gezahlten Vorauszahlung für den nicht mehr genutzten Zeitraum innerhalb von 30 Tagen anteilig zurückerstattet. Bei kleineren Anpassungen bis 10 Prozent gilt das ordentliche Kündigungsrecht zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums.

§ 5 Zahlung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe, Inc. Der Kunde ermächtigt Stripe, die fälligen Beträge von der hinterlegten Zahlungsmethode einzuziehen.

Bei Zahlungsverzug unternimmt der Zahlungsdienstleister zunächst automatisierte Wiederholungsversuche (in der Regel über drei bis vier Wochen). Bleiben diese Versuche erfolglos, wird das Abonnement automatisch in den Status „gekündigt" überführt und der Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen entzogen. Das Recht des Anbieters zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

Monatliche Abonnements können jederzeit gekündigt werden; die Kündigung wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode (Monatsende) wirksam. Eine vorherige Frist ist nicht einzuhalten.

Jährliche Abonnements verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf des Vertragsjahres gekündigt werden.

Die Kündigung kann jederzeit über die Kontoeinstellungen im Dashboard oder per E-Mail an kontakt@vynoramed.de erfolgen. Bei ordentlicher vorzeitiger Kündigung eines Jahresabonnements wird der bereits gezahlte Betrag nicht anteilig erstattet.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien bestehen. Wird das Vertragsverhältnis aufgrund von Umständen, die der Anbieter zu vertreten hat, außerordentlich beendet (z. B. dauerhafte Nicht-Verfügbarkeit des Dienstes, Insolvenz des Anbieters, gravierende Verletzung wesentlicher Vertragspflichten), erstattet der Anbieter dem Kunden den anteilig auf den nicht mehr genutzten Zeitraum entfallenden Teil bereits geleisteter Vorauszahlungen pro rata temporis innerhalb von 30 Tagen zurück.

§ 7 Nutzungspflichten

Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich bestimmungsgemäß zu nutzen und:

• keine rechtswidrigen Inhalte hochzuladen oder zu verbreiten
• keine automatisierten Zugriffe außerhalb der bereitgestellten API durchzuführen
• keine Sicherheitsmechanismen zu umgehen oder zu deaktivieren
• die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim Umgang mit Patientendaten einzuhalten (insbesondere DSGVO, ggf. weitere Berufsrechte)

Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen ist der Anbieter berechtigt, das Konto des Kunden ohne Vorankündigung zu sperren oder zu löschen.

§ 8 Verfügbarkeit (Service-Level)

Der Anbieter sichert eine durchschnittliche monatliche Verfügbarkeit der zentralen produktiven Funktionen (Patientenaufruf, Dashboard-Login, TV-Anzeige) von mindestens 99,0 Prozent pro Kalendermonat zu. Das entspricht einer maximalen ungeplanten Ausfallzeit von ca. 7 Stunden 18 Minuten pro Monat.

Geplante Wartungsfenster bis zu insgesamt 4 Stunden pro Kalendermonat werden mit einer Vorankündigung von mindestens 7 Tagen per E-Mail bzw. Dashboard-Banner angekündigt und zählen nicht als Ausfallzeit. Ebenfalls nicht als Ausfall gelten höhere Gewalt, Probleme im Verantwortungsbereich des Kunden (z. B. lokale Internet-Anbindung, On-Premise-Hardware) sowie Ausfälle von Drittanbietern, soweit sie außerhalb der Kontrolle des Anbieters liegen.

Nicht vom SLA umfasst sind Drittanbieter-Komponenten, insbesondere die Zahlungsabwicklung, transaktionale E-Mail-Zustellung, Sprachsynthese sowie Sub-Anwendungen (z. B. Patientenportal `mein.vynoramed.de`). Für diese gelten die Verfügbarkeitszusagen der jeweiligen Anbieter. Die in der Datenschutzerklärung und im AVV (Anhang B) genannten Subprozessoren sind nach EU-Standards (DPF/SCC) ausgewählt.

Wird die zugesagte Verfügbarkeit unterschritten, kann der Kunde innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf des betroffenen Monats per E-Mail an kontakt@vynoramed.de eine Gutschrift auf die nächste Rechnung beantragen. Die Höhe der Gutschrift bemisst sich nach der gemessenen Monatsverfügbarkeit:

• ≥ 99,0 % — keine Gutschrift (Zusage erfüllt)
• 95,0 % bis < 99,0 % — 10 % Gutschrift auf den anteiligen Monatspreis
• 90,0 % bis < 95,0 % — 25 % Gutschrift auf den anteiligen Monatspreis
• < 90,0 % — 50 % Gutschrift auf den anteiligen Monatspreis

Die Gutschrift ist auf den anteiligen Monatspreis des betroffenen Kalendermonats begrenzt. Ein darüber hinausgehender Schadensersatzanspruch bleibt nach den gesetzlichen Regelungen sowie nach § 9 dieser AGB unberührt.

§ 9 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die auf der Plattform gespeicherten Inhalte sowie für die Einhaltung berufsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorschriften in seiner Praxis.

Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen gemäß den im AVV (Anhang A) beschriebenen technisch-organisatorischen Maßnahmen durch und ist verpflichtet, im Falle eines Datenverlusts mit zumutbarem Aufwand zur Wiederherstellung beizutragen. Eine bit-genaue Wiederherstellbarkeit einzelner Datensätze wird nicht garantiert. Dem Kunden wird empfohlen, betriebskritische Konfigurations- und Inhalts-Daten zusätzlich über die im Dashboard verfügbare Export-Funktion zu sichern.

§ 10 Marketing-Referenz

Der Anbieter ist berechtigt, den Namen und das Logo des Kunden auf seiner Website, in Marketingmaterialien und in Vertriebspräsentationen als Referenz zu nennen, sofern nicht der Kunde dem in Textform an kontakt@vynoramed.de widerspricht. Eine darüber hinausgehende Verwendung (z. B. Case-Studies, Pressemitteilungen, Zitate der Praxisleitung) bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Kunden.

§ 11 Datenschutz und AVV

Details zur Datenverarbeitung sind in unserer Datenschutzerklärung geregelt. Soweit der Kunde im Rahmen von vynora personenbezogene Patientendaten verarbeitet, wird der Anbieter als Auftragsverarbeiter tätig.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO wird dem Kunden im Dashboard zur Akzeptanz vorgelegt. Der AVV kommt durch separate Bestätigung durch einen Master-Account der Praxis zustande; die Akzeptanz wird mit Benutzer, Zeitstempel und IP-Adresse revisionssicher dokumentiert. Die Verarbeitung von Patientendaten ist erst nach Akzeptanz des AVV zulässig. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter vynoramed.de/legal/avv abrufbar und kann dort als PDF gespeichert werden.

§ 12 Änderungen der AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies erforderlich ist, um geänderte gesetzliche oder regulatorische Vorgaben umzusetzen, neue Funktionen zu erfassen oder Klarstellungen vorzunehmen.

Wesentliche Änderungen — insbesondere solche, die das Vertragsgleichgewicht erheblich verschieben (z. B. Änderungen der Hauptleistungspflichten, der Preisstruktur oder der Haftungsregeln) — werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden wirksam. Der Anbieter holt diese Zustimmung vor Inkrafttreten aktiv ein, etwa durch eine Klick-Bestätigung im Dashboard. Bloßes Schweigen des Kunden gilt nicht als Zustimmung.

Stimmt der Kunde wesentlichen Änderungen nicht zu, kann er das Abonnement zum Datum des Inkrafttretens außerordentlich kündigen. Bis zum Inkrafttreten gelten die bisherigen Bedingungen weiter. Bei jährlich vorausgezahlten Abonnements wird in diesem Fall der anteilig auf den nicht mehr genutzten Zeitraum entfallende Teil der Vorauszahlung innerhalb von 30 Tagen erstattet.

Bei rein redaktionellen oder den Kunden nicht benachteiligenden Anpassungen genügt eine Mitteilung mit Vorlauf von 30 Tagen per E-Mail; ein Zustimmungserfordernis besteht insoweit nicht.

Diese Regelung folgt der Rechtsprechung des BGH (Urteil vom 27.04.2021 – XI ZR 26/20) zur Unzulässigkeit von Schweigen-als-Zustimmung-Klauseln.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.